Kleinunternehmerregelung: Rechnungen ohne Mehrwertsteuer

Wer als Kleinunternehmer gilt

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG entlastet Selbstständige und kleine Unternehmen mit geringem Umsatz von der Pflicht, Umsatzsteuer auszuweisen und abzuführen. Sie gilt automatisch, wenn die gesetzlichen Umsatzgrenzen eingehalten werden - ein gesonderter Antrag ist nicht nötig, wohl aber eine Angabe beim Finanzamt bei der steuerlichen Erfassung des Unternehmens. Die Regelung steht grundsätzlich allen Unternehmensformen offen - Einzelunternehmen, Freiberuflern, Personengesellschaften und auch Kapitalgesellschaften wie einer neu gegründeten GmbH -, solange die Umsatzgrenzen eingehalten werden; entscheidend ist ausschließlich die Umsatzhöhe, nicht die Rechtsform.

Die aktuellen Umsatzgrenzen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt nach § 19 Abs. 1 UStG: Der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, und der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr darf 100.000 Euro nicht überschreiten. Beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Anders als bis Ende 2024 kommt es für das laufende Jahr nicht mehr auf eine Prognose zu Jahresbeginn an, sondern auf den tatsächlichen Umsatz: Die Steuerbefreiung gilt, solange die 100.000 Euro im laufenden Jahr nicht überschritten werden.

Für die Vorjahresgrenze zählt exakt der tatsächliche Umsatz des Vorjahres. Wer im Vorjahr auch nur einen Euro über 25.000 Euro lag, kann im laufenden Jahr nicht als Kleinunternehmer arbeiten, selbst wenn der Umsatz in diesem Jahr niedrig bleibt (Abschn. 19.1 Abs. 2 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 18.03.2025).

Die Anhebung auf 25.000 und 100.000 Euro geht auf das Jahressteuergesetz 2024 zurück. Für 2026 gelten dieselben Beträge wie 2025.

Was zum Gesamtumsatz zählt

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Er wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, also nach den tatsächlich eingegangenen Zahlungen, und zwar netto: Bei Kleinunternehmern ist der Rechnungsbetrag ohnehin der Nettobetrag, weil keine Umsatzsteuer hinzukommt. Nicht mitgerechnet werden bestimmte steuerfreie Umsätze, zum Beispiel Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 UStG, sowie einige weitere steuerfreie Umsätze, wenn sie nur Hilfsumsätze sind. Ebenfalls außen vor bleiben Verkäufe von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, etwa der Verkauf des gebrauchten Firmenwagens.

Die Grenzen gelten pro Unternehmer, nicht pro Tätigkeit: Wer neben einem Onlineshop noch als Fotograf arbeitet, muss beide Umsätze zusammenrechnen.

Sonderfall Gründungsjahr

Wer seine Tätigkeit im Laufe eines Jahres neu aufnimmt, hat kein Vorjahr. Für das Gründungsjahr gilt deshalb nicht die 100.000-Euro-Grenze, sondern die Grenze von 25.000 Euro, bezogen auf den tatsächlichen Gesamtumsatz dieses Jahres (Abschn. 19.1 Abs. 3 UStAE). Eine Hochrechnung auf ein volles Kalenderjahr sieht das BMF-Schreiben vom 18.03.2025 dafür nicht vor.

Beispiel: Eine Grafikerin gründet am 1. Juli 2026 und nimmt bis Jahresende 18.000 Euro ein. Sie bleibt 2026 Kleinunternehmerin. Weil ihr Vorjahresumsatz 2026 damit unter 25.000 Euro liegt, kann sie die Regelung 2027 weiter nutzen, solange sie 2027 nicht mehr als 100.000 Euro einnimmt. Hätte sie im Gründungsjahr 26.000 Euro eingenommen, wäre bereits der Umsatz, mit dem die 25.000 Euro überschritten werden, steuerpflichtig gewesen.

Grenze überschritten: was dann?

Seit 2025 endet die Kleinunternehmerregelung sofort, wenn im laufenden Jahr die 100.000 Euro überschritten werden. Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, ist steuerpflichtig, und zwar in voller Höhe. Alle Umsätze davor bleiben steuerfrei, eine rückwirkende Nachversteuerung zum Jahresanfang gibt es nicht mehr.

Das BMF rechnet das so vor (Abschn. 19.1 Abs. 2 UStAE): Ein Unternehmer hatte im Vorjahr 20.000 Euro Umsatz und im laufenden Jahr bisher 80.000 Euro. Ein neuer Kunde bestellt für 40.000 Euro und zahlt sofort. Mit diesem Auftrag werden die 100.000 Euro überschritten, deshalb unterliegen die vollen 40.000 Euro der Regelbesteuerung, nicht nur die 20.000 Euro über der Grenze. Ab diesem Zeitpunkt sind Rechnungen mit Steuerausweis zu schreiben, der Vorsteuerabzug ist möglich und Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind abzugeben. Im Folgejahr ist die Kleinunternehmerregelung ausgeschlossen, weil der Vorjahresumsatz über 25.000 Euro lag.

Praxis-Tipp: Wer sich der Grenze nähert, sollte vor einem großen Auftrag prüfen, ob dieser die Grenze reißt, und die Rechnung dann gleich mit Umsatzsteuer ausstellen. Mit dem MwSt-Rechner lässt sich der Bruttobetrag direkt ermitteln.

Rechnung ohne MwSt-Ausweis

Kleinunternehmer stellen Rechnungen ohne gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer aus und weisen stattdessen auf die Anwendung der Regelung hin - Muster für diesen Hinweis stehen im nächsten Abschnitt. Der in Rechnung gestellte Betrag ist damit zugleich Netto- und Bruttobetrag; es gibt keine 19 % oder 7 %, die addiert werden müssten. Weist ein Kleinunternehmer versehentlich dennoch Umsatzsteuer aus, schuldet er diesen Betrag nach § 14c UStG trotzdem gegenüber dem Finanzamt - ein häufiger Anfängerfehler bei selbst erstellten Rechnungsvorlagen.

Pflichtangaben und Mustertext

Für Rechnungen von Kleinunternehmern gilt eine vereinfachte Liste nach § 34a UStDV. Die Rechnung muss mindestens enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beziehungsweise die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• das Entgelt in einer Summe und einen Hinweis darauf, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.

Eine bestimmte Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor. Bewährt haben sich zum Beispiel:

• "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• "Steuerfreie Kleinunternehmerleistung nach § 19 Abs. 1 UStG."

Weil die Leistungen von Kleinunternehmern seit 2025 rechtlich steuerfrei sind, sollte auf der Rechnung kein Steuersatz und kein Steuerbetrag stehen. Ein Ausweis von "0 %" ersetzt den Hinweis auf die Steuerbefreiung nicht. Für Rechnungen bis 250 Euro reicht die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, die ebenfalls den Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten muss.

E-Rechnung für Kleinunternehmer

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, also auch Kleinunternehmer. Ein eigenes E-Mail-Postfach genügt dafür. Beim Ausstellen sind Kleinunternehmer dagegen dauerhaft entlastet: Nach § 34a UStDV dürfen sie ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln, etwa als PDF oder auf Papier. Die Übergangsfristen für alle anderen Unternehmer (Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF im Geschäftsverkehr bis Ende 2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027) stehen in § 27 Abs. 38 UStG.

Steuererklärung und Voranmeldung

Seit 2025 sind Kleinunternehmer von den Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG befreit (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Sie geben weder Umsatzsteuer-Voranmeldungen noch eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab. Das Finanzamt kann eine Erklärung aber im Einzelfall anfordern (§ 149 Abs. 1 Satz 2 AO). Die Einkommensteuer- beziehungsweise Gewinnermittlung bleibt davon unberührt.

Umsatzsteuer kann trotzdem anfallen: Bezieht ein Kleinunternehmer Leistungen, für die er als Empfänger die Steuer schuldet (Reverse-Charge nach § 13b UStG, etwa Online-Werbung bei einem Anbieter aus dem EU-Ausland), oder weist er versehentlich Steuer aus (§ 14c UStG), muss er diese Steuer abführen (Abschn. 19.1 Abs. 1 UStAE). Ab dem Überschreiten der Grenzen gelten die allgemeinen Erklärungspflichten.

Kleinunternehmer ist kein Kleingewerbe

Die beiden Begriffe werden im Alltag oft verwechselt, meinen aber Verschiedenes: Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist eine rein umsatzsteuerliche Vereinfachung und unabhängig davon, ob ein Betrieb als Kleingewerbe im handelsrechtlichen Sinn gilt. Ein Kleingewerbetreibender kann auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und trotzdem Kleingewerbe bleiben, und umgekehrt kann auch eine GmbH in ihrem ersten Geschäftsjahr die Umsatzgrenzen einhalten und die Kleinunternehmerregelung nutzen. Für die Anwendung von § 19 UStG zählt ausschließlich die Umsatzhöhe, nicht die Rechtsform oder Gewerbeanmeldung. Auch Freiberufler ohne jede Gewerbeanmeldung - etwa Autoren, Übersetzer oder Heilpraktiker - können Kleinunternehmer sein, wenn ihr Umsatz unter den genannten Grenzen bleibt.

Vor- und Nachteile im Überblick

Der offensichtliche Vorteil: weniger Bürokratie, keine Umsatzsteuervoranmeldungen, und Kunden ohne eigenen Vorsteuerabzug (typischerweise Privatpersonen) zahlen effektiv weniger, weil keine Steuer aufgeschlagen wird. Der Nachteil: Kleinunternehmer dürfen im Gegenzug auch keine eigene Vorsteuer aus ihren Einkäufen geltend machen (siehe Vorsteuer und Umsatzsteuer) - bei hohen Investitionen oder Wareneinkäufen kann das teurer sein als der Verzicht auf die Regelung. Außerdem wirkt das Fehlen eines Umsatzsteuerausweises gegenüber Geschäftskunden mitunter wie ein Signal für ein sehr kleines Unternehmen.

Wann sich der Verzicht lohnt

Unternehmen können auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung wechseln (§ 19 Abs. 3 UStG). Das lohnt sich vor allem, wenn hohe Vorsteuerbeträge anfallen, etwa bei größeren Anfangsinvestitionen, oder wenn die Kundschaft überwiegend aus vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen besteht, für die der ausgewiesene MwSt-Betrag ohnehin ein durchlaufender Posten ist.

Die Regeln für den Verzicht:

• Die Erklärung gegenüber dem Finanzamt ist bis zum letzten Tag im Februar des zweiten Jahres nach dem betroffenen Kalenderjahr möglich. Für 2026 also bis zum 29. Februar 2028.
• Der Verzicht wirkt ab Beginn des Kalenderjahres, für das er gilt, Die Erklärung selbst ist unwiderruflich.
• Er bindet für mindestens fünf Kalenderjahre. Danach kann er mit Wirkung ab Beginn eines folgenden Kalenderjahres widerrufen werden.

Ein formeller Antrag zur Kleinunternehmerregelung selbst ist nicht nötig: Sie gilt automatisch, solange die Grenzen eingehalten werden. Bei der Gründung wird sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angegeben.

Kleinunternehmerregelung auch im EU-Ausland

Seit dem 1. Januar 2025 können in Deutschland ansässige Kleinunternehmer die Steuerbefreiung auch in anderen EU-Mitgliedstaaten nutzen, sofern der jeweilige Staat eine Kleinunternehmerregelung anbietet (§ 19a UStG, Grundlage ist die EU-Richtlinie 2020/285). Voraussetzungen:

• Der Jahresumsatz in der gesamten EU hat im Vorjahr 100.000 Euro nicht überschritten und überschreitet sie im laufenden Jahr nicht.
• Die Teilnahme wird vorab beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) angezeigt. Das BZSt erteilt eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer mit dem Zusatz "EX".
• Die Umsätze werden vierteljährlich an das BZSt gemeldet.
• Im jeweiligen Mitgliedstaat muss zusätzlich dessen nationale Umsatzgrenze eingehalten werden.

Umgekehrt können Kleinunternehmer aus anderen EU-Staaten die deutsche Regelung nutzen, wenn sie die Voraussetzungen des § 19 Abs. 4 UStG erfüllen.

Was die Regelung nicht ändert

Die Kleinunternehmerregelung befreit von der Pflicht, Umsatzsteuer auszuweisen - sie ändert aber nichts daran, welcher Satz für ein Produkt gilt. Wer die Regelung verlässt oder von vornherein auf sie verzichtet, braucht deshalb dieselbe Einordnung wie jedes andere Unternehmen: 722 der 1.267 Produkte in diesem Verzeichnis stehen beim ermäßigten Satz von 7 %, 451 beim Regelsatz von 19 %. Auch die Ausnahmen bleiben bestehen: Steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG sind für Kleinunternehmer und Regelbesteuerte gleichermaßen steuerfrei, und der Nullsatz nach § 12 Abs. 3 UStG für Mehrwertsteuer Photovoltaikanlage und Zubehör wirkt unabhängig von § 19 UStG. Praktisch bedeutet das: Wer in absehbarer Zeit über die Umsatzgrenzen wächst, sollte den korrekten Satz für sein Sortiment schon vorher kennen - der Wechsel zur Regelbesteuerung lässt dafür keine Übergangsfrist.

Rechenbeispiel

Ein Kleinunternehmer verkauft eine Leistung für 500 Euro - dieser Betrag ist zugleich der Rechnungsbetrag, es kommt keine Umsatzsteuer hinzu. Würde derselbe Unternehmer regelbesteuert tätig sein und die Leistung dem Regelsatz unterliegen, käme mit dem MwSt-Rechner ein Bruttobetrag von 595 Euro zustande (500 Euro plus 95 Euro Umsatzsteuer) - für Privatkunden ein spürbarer Unterschied. Bei Geschäftskunden mit eigenem Vorsteuerabzug fällt dieser Unterschied dagegen kaum ins Gewicht, weil sie die ausgewiesene Umsatzsteuer ohnehin vollständig zurückerhalten - der Bruttopreis ist für sie nur ein Durchlaufposten, wie im Artikel Vorsteuer und Umsatzsteuer erklärt.

Quellen und Prüfstand

Geprüft 24.10.2026 gegen die folgenden Primärquellen. Gesetzestexte in der konsolidierten Fassung auf gesetze-im-internet.de (Bundesministerium der Justiz), Verwaltungsanweisungen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF):

• § 19 UStG - Steuerbefreiung für Kleinunternehmer - Grenzen, Gesamtumsatz, Verzicht, EU-Kleinunternehmer
• § 19a UStG - Sonderregelung für Kleinunternehmer in anderen Mitgliedstaaten - BZSt-Verfahren, KU-IdNr
• § 34a UStDV - Rechnungen für Kleinunternehmer - Pflichtangaben, sonstige Rechnung
• § 33 UStDV - Rechnungen über Kleinbeträge - bis 250 Euro
• § 14c UStG - Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
• § 27 Abs. 38 UStG - Übergangsregeln E-Rechnung
• BMF-Schreiben vom 18.03.2025 zur Sonderregelung für Kleinunternehmer (PDF) - Abschn. 19.1 bis 19.7 UStAE, Beispiele zum Überschreiten der Grenze und zum Gründungsjahr